ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

I. ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1. Контролер – контролер, упомянутый в статье 4 пункте 7 Регламента Европейского парламента и Совета (ЕС) 2016/679 от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в связи с обработкой персональных данных и о свободном обращении таких данных, а также об отмене Директивы 95/46/ЕС (Общий регламент по защите данных).
2. Персональные данные – означают любую информацию об идентифицированном или идентифицируемом физическом лице; идентифицируемое физическое лицо – это лицо, которое можно идентифицировать прямо или косвенно, в частности на основании идентификатора, такого как имя и фамилия, гражданство, пол, дата рождения, номер телефона, логин, идентификационный номер, данные о местоположении, интернет-идентификатор, информация, собираемая с помощью файлов cookie и других подобных технологий, или одного или нескольких конкретных факторов, определяющих физическую, физиологическую, генетическую, психическую, экономическую, культурную или социальную идентичность физического лица. В MOS обрабатываются Персональные данные Пользователей, а также лиц, в интересах которых Пользователи совершают определенные действия в MOS.
3. Учетная запись – совокупность идентифицирующих признаков Пользователя, обеспечивающих доступ к MOS.
4. Модуль обслуживания дел (MOS) – информационная система, управляемая Начальником Управления по делам иностранцев, позволяющая, в частности, подавать заявление о предоставлении разрешения на временное пребывание и приложения к этому заявлению, заявление о предоставлении разрешения на постоянное пребывание или заявление о предоставлении разрешения на пребывание в качестве долгосрочного резидента ЕС в электронной форме с использованием онлайн-сервиса.
5. Получатель – физическое или юридическое лицо, государственный орган, организация или иной субъект, которому раскрываются Персональные данные, независимо от того, является ли он третьей стороной. Государственные органы, которые могут получать Персональные данные в рамках конкретного разбирательства в соответствии с законодательством Европейского Союза или законодательством государства-члена, не считаются Получателями; обработка этих данных такими государственными органами должна осуществляться в соответствии с положениями о защите данных, применимыми в зависимости от целей обработки.
6. Обработчик – физическое или юридическое лицо, государственный орган, организация или иной субъект, который обрабатывает Персональные данные от имени Администратора.
7. Политика – настоящая Политика конфиденциальности.
8. Правила – документ, определяющий, в частности, правила использования портала «Модуль обслуживания дел» и сферу ответственности Пользователей.
9. GDPR – Регламент Европейского парламента и Совета (ЕС) 2016/679 от 27 апреля 2016 г. о защите физических лиц в связи с обработкой персональных данных и о свободном обращении таких данных, а также об отмене Директивы 95/46/ЕС (Общий регламент по защите данных).
10. Пользователь – физическое лицо, зарегистрированное в MOS и имеющее в нем Учетную запись.

II. ЦЕЛИ И СФЕРА ПРИМЕНИМНОСТИ ПОЛИТИКИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

Целью Политики является определение действий, предпринимаемых Администратором в области защиты Персональных данных, обрабатываемых через MOS. Политика определяет, в частности, объем и правовые основания обработки Персональных данных, которые собираются Администратором в связи с использованием Пользователями MOS.

Персональные данные Администратор получает от Пользователя при создании Учетной записи в MOS, в связи с действиями, совершаемыми Пользователем в MOS, а также в связи с обновлениями Персональных данных, осуществляемыми через Учетную запись.

III. ОБЪЕМ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОБРАБАТЫВАЕМЫХ АДМИНИСТРАТОРОМ

При регистрации (создании Учетной записи) обязательно указать следующие Персональные данные:

1. имя и фамилия,
2. дата рождения,
3. пол,
4. гражданство,
5. PESEL
6. адрес электронной почты.

Непредоставление указанной выше информации сделает невозможной регистрацию в MOS, так как она необходима для подачи заявки через MOS.

При регистрации можно добровольно указать почтовый адрес.

Создание Учетной записи и доступ к ней требуют аутентификации Пользователя с помощью средства электронной идентификации в соответствии со ст. 20а п. 1 Закона от 17 февраля 2005 г. об информатизации деятельности субъектов, выполняющих публичные задачи, предоставления персональных данных Пользователя, указанных в Регистрационной форме, а также принятия Правил и Политики конфиденциальности. Аккаунт будет активирован с помощью активационной ссылки, отправленной по электронной почте. Аккаунт, который не будет активирован в течение срока действия активационной ссылки, будет автоматически удален.

IV. ЦЕЛЬ, ОСНОВАНИЯ И СРОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Данные, обрабатываемые через MOS, будут использоваться для выполнения Начальником Управления по делам иностранцев задач, определенных, в частности, в Законе от 12 декабря 2013 г. об иностранцах и Законе от 13 июня 2003 г. о предоставлении иностранцам защиты на территории Республики Польша, в частности в части заполнения онлайн-формы заявлений по делам о предоставлении иностранцу разрешения на временное пребывание и разрешения на постоянное пребывание на территории Республики Польша. Кроме того, MOS позволяет создавать Учетные записи для несовершеннолетних, которые обслуживаются их законными опекунами.

При использовании Учетной записи Персональные данные будут обрабатываться в целях выполнения юридического обязательства, возложенного на Администратора в соответствии с вышеуказанными законами, а также в целях выполнения задач, осуществляемых в рамках публичной власти, возложенной на Администратора (ст. 6 п. 1 лит. c и e, ст. 9 п. 2 лит. g GDPR).

Персональные данные могут обрабатываться через MOS также в аналитических и статистических целях на основании ст. 6 п. 1 пп. а) GDPR. С этой целью Администратор будет собирать такую информацию, как данные из файлов cookie, информацию о браузерах или IP-адресах. Если эта информация необходима для функционирования MOS, она обрабатывается на основании ст. 6 п. 1 пп. f GDPR.

Администратор может обрабатывать Персональные данные в связи с правом на предъявление исков или защиту от исков на основании ст. 6 п. 1 лит. f GDPR. С этой целью Администратор может обрабатывать Персональные данные до истечения срока исковой давности в соответствии с действующим законодательством.

V. СРОК ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В MOS

Персональные данные будут обрабатываться в MOS до тех пор, пока Употребитель не удалит Учетную запись или в связи с отсутствием активности Употребителя в Учетной записи.

VI. IP-АДРЕС, ФАЙЛЫ COOKIE

Файлы cookie — это информационные данные, в частности текстовые файлы, хранящиеся на конечных устройствах Пользователей (например, компьютер, телефон, планшет), передаваемые веб-сайтами. Эти файлы позволяют распознать устройство Пользователя, благодаря чему веб-сайт адаптируется к его индивидуальным предпочтениям, отображается на языке Пользователя, запомненном этими файлами, и используются другие настройки веб-сайта, выбранные Пользователем. Файлы cookie обычно содержат название веб-сайта, с которого они происходят, время их хранения на конечных устройствах и уникальный идентификатор.

Файлы cookie также используются для создания анонимных, агрегированных статистических данных, которые помогают Администратору понять, как Пользователь использует MOS. Файлы cookie также помогают обеспечить доработку и бесперебойную работу MOS, включая анализ его производительности.

Можно выделить следующую подробную классификацию файлов cookie:

1. В зависимости от необходимости для предоставления услуги:

1. необходимые – абсолютно необходимы для правильного функционирования MOS или функциональности, которой Пользователь хочет воспользоваться,
2. функциональные – важны для работы MOS, поскольку:

• • служат для расширения функциональности MOS; без них портал будет работать правильно, однако не будет адаптирован к предпочтениям Пользователя,
  • служат обеспечению высокого уровня функциональности MOS; без них уровень функциональности портала может снизиться, но их отсутствие не должно полностью лишить возможности пользоваться им,
  • служат большинству функций MOS; их блокировка приведет к тому, что выбранные функции не будут работать правильно.

2. В зависимости от времени, в течение которого файлы cookie будут храниться на конечном устройстве Пользователя:

1. сессионные – файлы cookie, размещаемые на время использования браузера (сессии) и удаляемые после его закрытия или выхода из MOS,
2. постоянные – не удаляются после закрытия браузера и остаются на устройстве Пользователя в течение времени, указанного в параметрах файлов cookie, либо до момента их ручного удаления Пользователем.

3. В зависимости от цели, которой они служат:

1. настройки MOS – позволяют настраивать функции и услуги на портале,
2. безопасности и надежности MOS – позволяют проверять подлинность и оптимизировать производительность портала,
3. аутентификации – позволяют определять, когда Пользователь авторизован, благодаря чему MOS может отображать соответствующую информацию и функции,
4. состоянию сессии – позволяют сохранять информацию о том, как пользователи используют MOS, помогают улучшать услуги, доступные на портале, и повышать удобство его просмотра,
5. процессы – обеспечивают бесперебойную работу MOS и доступных на нем функций.

Как правило, файлы cookie не являются Персональными данными. Однако определенная информация, хранящаяся в файлах cookie (например, о предпочтениях), особенно в сочетании с другой информацией о Пользователе, может рассматриваться как Персональные данные. Персональные данные, собираемые с помощью файлов cookie, могут обрабатываться исключительно в целях выполнения описанных выше определенных функций в интересах Пользователя.

Как правило, программное обеспечение для просмотра веб-сайтов по умолчанию разрешает размещение файлов cookie на конечном устройстве Пользователя. Эти настройки можно изменить таким образом, чтобы заблокировать автоматическую обработку файлов cookie в настройках веб-браузера или получать уведомление о каждой их отправке на устройство Пользователя. Изменение настроек браузера возможно индивидуально для каждого из браузеров.

Ограничение использования файлов cookie может повлиять на некоторые функции, доступные в MOS.

VII. ПРАВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ИХ РЕАЛИЗАЦИЯ

Пользователи обладают следующими правами, вытекающими из обработки их Персональных данных Администратором.

1. Право на доступ к персональным данным и получение их копии.
2. Право на исправление Персональных данных, если они являются неверными или неполными.
3. Право на удаление персональных данных.
4. Право на ограничение обработки персональных данных.
5. Право на перенос персональных данных в части персональных данных, обрабатываемых автоматизированным способом на основании согласия.
6. Право на возражение против обработки персональных данных.
   
7. Право отозвать согласие на обработку Персональных данных без ущерба для законности обработки этих данных до момента отзыва.

Независимо от вышесказанного, Пользователь имеет право подать жалобу в связи с обработкой Персональных данных Администратором в надзорный орган, которым является Председатель Управления по защите персональных данных (адрес: ул. Ставки 2, 00-193 Варшава).

VIII. ПОЛУЧАТЕЛИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ДРУГИЕ СУБЪЕКТЫ, КОТОРЫМ АДМИНИСТРАТОР МОЖЕТ ПЕРЕДАВАТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ

Администратор может передавать Персональные данные Обработчикам, предоставляющим Администратору ИТ-услуги, почтовые, консультационные и юридические услуги. Независимо от вышесказанного, Администратор может передавать Персональные данные государственным органам и другим государственным субъектам в связи с выполнением ими установленных законом задач. В таком случае эти субъекты могут стать отдельными администраторами Персональных данных. Персональные данные, обрабатываемые в MOS, не передаются за пределы Европейской экономической зоны.

IX. ИЗМЕНЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ

Политика может быть изменена в случае необходимости, о чем Пользователи будут уведомлены соответствующим сообщением, доступным в MOS. Пользователь будет иметь возможность подтвердить, что он ознакомился с содержанием изменений.

X. КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Информацию об обработке персональных данных в MOS можно получить, обратившись к инспектору по защите персональных данных, назначенному Администратором, в письменной форме по адресу Администратора (почтовый адрес: ул. Таборова 33, 02-699 Варшава) или по электронной почте: iod@udsc.gov.pl.