POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

I. DÉFINITIONS

1. Responsable du traitement – le responsable du traitement visé à l'article 4, point 7, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
2. Données à caractère personnel – désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un prénom, une nationalité, un sexe, date de naissance, numéro de téléphone, identifiant, numéro d'identification, données de localisation, identifiant en ligne, informations collectées par le biais de cookies et d'autres technologies similaires, ou un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l'identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de la personne physique. MOS traite les données à caractère personnel des Utilisateurs ainsi que des personnes pour le compte desquelles les Utilisateurs effectuent certaines opérations dans MOS.
3. Compte – ensemble de caractéristiques identifiant l'Utilisateur et permettant l'accès au MOS.
4. Module de gestion des dossiers (MOS) – système informatique géré par le chef de l’Office des étrangers permettant notamment de déposer une demande de titre de séjour temporaire et les pièces jointes à cette demande, une demande de titre de séjour permanent ou une demande de titre de séjour de résident de longue durée de l’UE sous forme électronique via un service en ligne.
5. Destinataire – personne physique ou morale, autorité publique, entité ou autre organisme auquel des données à caractère personnel sont communiquées, qu'il s'agisse ou non d'un tiers. Les autorités publiques qui peuvent recevoir des données à caractère personnel dans le cadre d'une procédure spécifique conformément au droit de l'Union ou au droit d'un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires ; le traitement de ces données par ces autorités publiques doit être conforme aux dispositions en matière de protection des données applicables aux fins du traitement.
6. Sous-traitant – toute personne physique ou morale, autorité publique, organisme ou autre entité qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
7. Politique – la présente Politique de confidentialité.
8. Règlement – document définissant notamment les règles d'utilisation du portail « Module de gestion des dossiers » et l'étendue de la responsabilité des Utilisateurs.
9. RGPD – le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
10. Utilisateur – personne physique inscrite sur MOS et disposant d'un compte sur ce site.

II. OBJECTIFS ET CHAMP D'APPLICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente Politique a pour objectif de définir les mesures prises par le Responsable du traitement en matière de protection des données à caractère personnel traitées par l’intermédiaire de MOS. Elle précise notamment la portée et les bases juridiques du traitement des données à caractère personnel collectées par le Responsable du traitement dans le cadre de l’utilisation de MOS par les Utilisateurs.

Le Responsable du traitement recueille les données à caractère personnel auprès de l'Utilisateur lors de la création d'un Compte sur le MOS, dans le cadre des activités menées par l'Utilisateur sur le MOS et dans le cadre des mises à jour des données à caractère personnel effectuées via le Compte.

III. ÉTENDUE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES PAR LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Lors de l'inscription (création d'un compte), il est obligatoire de fournir les données à caractère personnel suivantes :

1. nom et prénom,
2. date de naissance,
3. le sexe,
4. la nationalité,
5. numéro d'identification national
6. adresse e-mail.

Le fait de ne pas fournir les informations indiquées ci-dessus empêchera l'inscription au MOS, car elles sont nécessaires pour déposer une demande via le MOS.

Lors de l'inscription, vous pouvez indiquer volontairement une adresse postale.

La création d'un compte et l'accès à celui-ci nécessitent l'authentification de l'utilisateur à l'aide d'un moyen d'identification électronique conformément à l'article 20a, paragraphe 1, de la loi du 17 février 2005 sur l'informatisation des activités des entités exerçant des missions de service public, la fourniture des données à caractère personnel de l'Utilisateur indiquées dans le Formulaire d'inscription et l'acceptation des Conditions générales et de la Politique de confidentialité. Le compte sera activé à l'aide d'un lien d'activation envoyé par courrier électronique. Tout compte qui n'aura pas été activé pendant la durée de validité du lien d'activation sera automatiquement supprimé.

IV. OBJET, FONDEMENTS ET DURÉE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Les données traitées par l'intermédiaire du MOS seront utilisées afin de permettre au chef de l'Office des étrangers d'accomplir les missions légales définies notamment dans la loi du 12 décembre 2013 relative aux étrangers et dans la loi du 13 juin 2003 relative à l'octroi d'une protection aux étrangers sur le territoire de la République de Pologne, notamment en ce qui concerne le remplissage en ligne des formulaires de demande d'autorisation de séjour temporaire et d'autorisation de séjour permanent sur le territoire de la République de Pologne. En outre, le MOS permet la création de comptes pour les mineurs, qui sont gérés par leurs tuteurs légaux.

Lors de l'utilisation du Compte, les données à caractère personnel seront traitées afin de remplir l'obligation légale incombant au Responsable du traitement découlant des lois susmentionnées et d'exécuter les missions relevant de l'autorité publique confiées au Responsable du traitement (art. 6, al. 1, let. c et e, art. 9, al. 2, let. g du RGPD).

Les données à caractère personnel peuvent également être traitées par l'intermédiaire du MOS à des fins d'analyse et de statistiques sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD. À cette fin, le Responsable du traitement collectera des informations telles que les données issues des cookies, les informations relatives aux navigateurs ou aux adresses IP. Si ces informations sont nécessaires au fonctionnement du MOS, elles sont traitées sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Le Responsable du traitement peut traiter les Données à caractère personnel dans le cadre de l'exercice d'un droit de recours ou de la défense contre des réclamations sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. À cette fin, le Responsable du traitement peut traiter les Données à caractère personnel jusqu'à l'expiration du délai de prescription conformément à la législation en vigueur.

V. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DANS LE MOS

Les données à caractère personnel seront traitées au sein de MOS jusqu'à la suppression du Compte par l'Utilisateur ou en raison de l'inactivité de l'Utilisateur sur le Compte.

VI. ADRESSE IP, COOKIES

Les cookies sont des données informatiques, notamment des fichiers texte, stockés sur les terminaux des Utilisateurs (par exemple, ordinateur, téléphone, tablette) et transmis par les sites web. Ces fichiers permettent de reconnaître l'appareil de l'Utilisateur, ce qui permet d'adapter le site web à ses préférences individuelles, de l'afficher dans la langue de l'Utilisateur mémorisée par ces fichiers et d'utiliser d'autres paramètres du site web choisis par l'Utilisateur. Les cookies contiennent généralement le nom du site web dont ils proviennent, leur durée de conservation sur l'appareil de l'utilisateur et un identifiant unique.

Les cookies sont également utilisés pour créer des statistiques anonymes et agrégées qui aident l'Administrateur à comprendre comment l'Utilisateur utilise le MOS. Les cookies contribuent également à assurer le perfectionnement et le bon fonctionnement du MOS, y compris l'évaluation de ses performances.

On peut distinguer une classification détaillée des cookies :

1. En fonction de leur caractère indispensable à la fourniture du service :

1. indispensables – ils sont absolument indispensables au bon fonctionnement du MOS ou aux fonctionnalités que l'Utilisateur souhaite utiliser,
2. fonctionnels – ils sont importants pour le fonctionnement du MOS car :

• • ils servent à enrichir les fonctionnalités du MOS ; sans eux, le portail fonctionnera correctement, mais ne sera pas adapté aux préférences de l'utilisateur,
  • ils servent à garantir un haut niveau de fonctionnalité du MOS ; sans eux, le niveau de fonctionnalité du portail peut diminuer, mais leur absence ne devrait pas empêcher d'en profiter pleinement,
  • elles servent la plupart des fonctionnalités de MOS ; leur blocage entraînera un dysfonctionnement de certaines fonctions.

2. En fonction de la durée pendant laquelle les cookies seront stockés sur l'appareil de l'utilisateur :

1. de session – cookies placés pour la durée de l'utilisation du navigateur (session) et supprimés après sa fermeture ou la déconnexion du MOS,
2. permanents – ils ne sont pas supprimés à la fermeture du navigateur et restent sur l'appareil de l'Utilisateur pendant la durée définie dans les paramètres des cookies ou jusqu'à ce que l'Utilisateur les supprime manuellement.

3. En fonction de leur finalité :

1. configuration du MOS – ils permettent de paramétrer les fonctionnalités et les services du portail,
2. sécurité et fiabilité de MOS – ils permettent de vérifier l'authenticité et d'optimiser les performances du portail,
3. l'authentification – ils permettent de savoir si l'Utilisateur est connecté, ce qui permet au MOS d'afficher les informations et les fonctionnalités appropriées,
4. état de la session – permettent d'enregistrer des informations sur la manière dont les utilisateurs utilisent le MOS, aident à améliorer les services disponibles sur le portail et à rendre sa navigation plus agréable,
5. processus – ils permettent le bon fonctionnement du MOS et des fonctionnalités qui y sont disponibles.

En principe, les cookies ne constituent pas des données à caractère personnel. Toutefois, certaines informations stockées dans les cookies (par exemple, concernant les préférences), notamment lorsqu’elles sont associées à d’autres informations sur l’Utilisateur, peuvent être considérées comme des données à caractère personnel. Les données à caractère personnel collectées à l’aide de cookies ne peuvent être traitées que dans le but d’exécuter les fonctions spécifiques décrites ci-dessus au profit de l’Utilisateur.

Par défaut, les logiciels de navigation sur Internet autorisent l'installation de cookies sur l'appareil de l'Utilisateur. Ces paramètres peuvent être modifiés de manière à bloquer le traitement automatique des cookies dans les paramètres du navigateur Internet ou à signaler leur envoi à chaque fois qu'ils sont transmis à l'appareil de l'Utilisateur. La modification des paramètres du navigateur est possible individuellement pour chaque navigateur.

La limitation de l'utilisation des cookies peut affecter certaines fonctionnalités disponibles sur MOS.

VII. DROITS DES UTILISATEURS EN MATIÈRE DE TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET LEUR EXERCICE

Les utilisateurs disposent des droits suivants découlant du traitement de leurs données à caractère personnel par le responsable du traitement.

1. Le droit d'accéder aux données à caractère personnel et d'en obtenir une copie.
2. Droit de rectification des données à caractère personnel lorsque celles-ci sont inexactes ou incomplètes.
3. Droit à l'effacement des données à caractère personnel.
4. Droit à la limitation du traitement des données à caractère personnel.
5. Droit à la portabilité des données à caractère personnel dans la mesure où celles-ci sont traitées de manière automatisée sur la base d'un consentement.
6. Droit d'opposition au traitement des données à caractère personnel.
   
7. Droit de retirer son consentement au traitement des données à caractère personnel sans que cela n'affecte la licéité du traitement de ces données avant le retrait.

Indépendamment de ce qui précède, l'Utilisateur dispose du droit de déposer une plainte concernant le traitement des Données à caractère personnel par le Responsable du traitement auprès de l'autorité de contrôle, à savoir le Président de l'Office de protection des données à caractère personnel (adresse : ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie).

VIII. DESTINATAIRES DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET AUTRES ENTITÉS AUXQUELLES LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT PEUT COMMUNIQUER DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le Responsable du traitement peut transmettre des Données à caractère personnel à des Sous-traitants fournissant au Responsable du traitement des services informatiques, postaux, de conseil et juridiques. Indépendamment de ce qui précède, le Responsable du traitement peut transmettre des Données à caractère personnel à des autorités publiques et à d'autres entités publiques dans le cadre de l'exécution de leurs missions légales. Dans ce cas, ces entités peuvent devenir des responsables du traitement distincts des Données à caractère personnel. Les Données à caractère personnel traitées au sein de la MOS ne sont pas transférées en dehors de l'Espace économique européen.

IX. MODIFICATION DES DISPOSITIONS

La politique peut être modifiée si nécessaire, auquel cas les utilisateurs en seront informés par une notification appropriée disponible sur MOS. L'utilisateur aura la possibilité d'indiquer qu'il a pris connaissance du contenu des modifications.

X. COORDONNÉES

Pour obtenir des informations sur le traitement des données à caractère personnel au sein de MOS, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données désigné par le Responsable du traitement, par courrier à l'adresse du Responsable du traitement (adresse postale : ul. Taborowa 33, 02-699 Varsovie) ou par e-mail à l'adresse : iod@udsc.gov.pl.