ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

I. ВИЗНАЧЕННЯ

1. Адміністратор – адміністратор, про якого йдеться у ст. 4 п. 7 Регламенту Європейського Парламенту та Ради (ЄС) 2016/679 від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб у зв’язку з обробкою персональних даних та про вільний рух таких даних, а також про скасування Директиви 95/46/ЄС (Загальний регламент про захист даних).
2. Персональні дані – означають будь-яку інформацію про ідентифіковану або таку, що може бути ідентифікована, фізичну особу; фізична особа, яку можна ідентифікувати, – це особа, яку можна безпосередньо або опосередковано ідентифікувати, зокрема на підставі ідентифікатора, такого як ім’я та прізвище, громадянство, стать, дата народження, номер телефону, логін, ідентифікаційний номер, дані про місцезнаходження, інтернет-ідентифікатор, інформація, що збирається за допомогою файлів cookie та інших подібних технологій, або один чи кілька конкретних факторів, що визначають фізичну, фізіологічну, генетичну, психічну, економічну, культурну або соціальну ідентичність фізичної особи. У MOS обробляються Персональні дані Користувачів та осіб, на користь яких Користувачі здійснюють певні дії в MOS.
3. Обліковий запис – сукупність ознак, що ідентифікують Користувача та надають доступ до MOS.
4. Модуль обслуговування справ (MOS) – інформаційна система, що ведеться Головою Управління у справах іноземців, яка, зокрема, дозволяє подавати заявку на отримання дозволу на тимчасове проживання та додатки до цієї заявки, заявку на отримання дозволу на постійне проживання або заявку на отримання дозволу на проживання довгострокового резидента ЄС в електронній формі з використанням онлайн-сервісу.
5. Одержувач – фізична або юридична особа, державний орган, установа або інший суб’єкт, якому розкриваються Персональні дані, незалежно від того, чи є він третьою стороною. Державні органи, які можуть отримувати Персональні дані в рамках конкретного провадження відповідно до законодавства Європейського Союзу або законодавства держави-члена, не вважаються Одержувачами; обробка цих даних цими державними органами повинна відповідати нормам захисту даних, що застосовуються відповідно до цілей обробки.
6. Оператор – фізична або юридична особа, державний орган, організація або інший суб’єкт, який обробляє Персональні дані від імені Адміністратора.
7. Політика – ця Політика конфіденційності.
8. Правила – документ, що визначає, зокрема, правила користування порталом «Модуль обслуговування справ» та сферу відповідальності Користувачів.
9. RODO – Регламент Європейського Парламенту та Ради (ЄС) 2016/679 від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб у зв’язку з обробкою персональних даних та про вільний рух таких даних, а також про скасування Директиви 95/46/ЄС (Загальний регламент про захист даних).
10. Користувач – фізична особа, яка зареєстрована в MOS і має в ньому Обліковий запис.

II. ЦІЛІ ТА СФЕРА ДІЇ ПОЛІТИКИ КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

Метою Політики є визначення заходів, що вживаються Адміністратором у сфері захисту Персональних даних, які обробляються через MOS. Політика визначає, зокрема, обсяг та правові підстави обробки Персональних даних, які збираються Адміністратором у зв’язку з використанням MOS Користувачами.

Адміністратор отримує персональні дані від Користувача під час створення Облікового запису в MOS, у зв’язку з діями, що здійснюються Користувачем у MOS, а також у зв’язку з оновленнями персональних даних, що здійснюються через Обліковий запис.

III. ОБСЯГ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ, ЩО ОБРОБЛЯЮТЬСЯ АДМІНІСТРАТОРОМ

Під час реєстрації (створення Облікового запису) обов’язковим є надання таких Персональних даних:

1. ім'я та прізвище,
2. дата народження,
3. статі,
4. громадянства,
5. PESEL
6. адреси електронної пошти.

Ненадання зазначеної вище інформації унеможливить реєстрацію в MOS, оскільки вона необхідна для подання заявки через MOS.

Під час реєстрації можна добровільно вказати адресу для листування.

Створення Облікового запису та доступ до нього вимагають автентифікації Користувача за допомогою засобу електронної ідентифікації відповідно до ст. 20а ч. 1 Закону від 17 лютого 2005 р. про інформатизацію діяльності суб’єктів, що виконують публічні завдання, надання персональних даних Користувача, зазначених у Реєстраційній формі, та прийняття Регламенту та Політики конфіденційності. Обліковий запис буде активовано за допомогою активаційного посилання, надісланого електронною поштою. Обліковий запис, який не буде активовано протягом терміну дії активаційного посилання, буде автоматично видалено.

IV. МЕТА, ПІДСТАВИ ТА СТРОК ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Дані, що обробляються за допомогою MOS, будуть використовуватися з метою виконання Головою Управління у справах іноземців законодавчих завдань, визначених, зокрема, у законі від 12 грудня 2013 року про іноземців та законі від 13 червня 2003 року про надання іноземцям захисту на території Республіки Польща, зокрема в частині заповнення онлайн-форми заяв у справах про надання іноземцю дозволу на тимчасове проживання та дозволу на постійне проживання на території Республіки Польща. Крім того, MOS надає можливість створення Облікових записів для неповнолітніх осіб, які обслуговуються їхніми законними опікунами.

Під час користування Обліковим записом Персональні дані будуть оброблятися з метою виконання юридичного обов’язку, що покладається на Адміністратора та випливає з вищезазначених законів, а також з метою виконання завдань, що здійснюються в рамках публічної влади, дорученої Адміністратору (ст. 6 п. 1 літ. c та e, ст. 9 п. 2 літ. g GDPR).

Персональні дані можуть оброблятися через MOS також в аналітичних та статистичних цілях на підставі ст. 6 п. 1 літ. а GDPR. З цією метою Адміністратор збиратиме таку інформацію, як дані з файлів cookie, інформація про браузери або IP-адреси. Якщо ця інформація є необхідною для функціонування MOS, вона обробляється на підставі ст. 6 ч. 1 п. f GDPR.

Адміністратор може обробляти Персональні дані у зв’язку з правом на пред’явлення претензій або захист від претензій на підставі ст. 6 ч. 1 п. f GDPR. З цією метою Адміністратор може обробляти Персональні дані до закінчення строку позовної давності відповідно до чинного законодавства.

V. СТРОК ЗБЕРІГАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ У MOS

Персональні дані будуть оброблятися в MOS до моменту видалення Облікового запису Користувачем або у зв'язку з відсутністю активності Користувача в Обліковому записі.

VI. IP-АДРЕСА, ФАЙЛИ COOKIE

Файли cookie — це інформаційні дані, зокрема текстові файли, що зберігаються на кінцевих пристроях Користувачів (наприклад, комп’ютер, телефон, планшет) і передаються веб-сайтами. Ці файли дозволяють розпізнати пристрій Користувача, завдяки чому веб-сайт адаптується до його індивідуальних уподобань, відображається мовою Користувача, запам'ятовується цими файлами, а також використовуються інші налаштування веб-сайту, обрані Користувачем. Файли cookie зазвичай містять назву веб-сайту, з якого вони походять, час їх зберігання на кінцевому пристрої та унікальний ідентифікатор.

Файли cookie також використовуються для створення анонімних, агрегованих статистичних даних, які допомагають Адміністратору зрозуміти, як Користувач користується MOS. Файли cookie також допомагають забезпечити доопрацювання та ефективну роботу MOS, включаючи аналіз його продуктивності.

Можна виділити детальний розподіл файлів cookie:

1. За необхідністю для надання послуги:

1. необхідні – вони абсолютно необхідні для належного функціонування MOS або функціональних можливостей, якими Користувач хоче скористатися,
2. функціональні – важливі для роботи MOS, оскільки:

• • служать збагаченню функціональності MOS; без них портал працюватиме правильно, однак не буде адаптований до уподобань Користувача,
  • служать для забезпечення високого рівня функціональності MOS; без них рівень функціональності порталу може знизитися, але їх відсутність не повинна унеможливити повне користування ним,
  • служать більшості функціональних можливостей MOS; їх блокування призведе до того, що вибрані функції не працюватимуть належним чином.

2. Залежно від часу, протягом якого файли cookie будуть розміщені на кінцевому пристрої Користувача:

1. сесійні – файли cookie, розміщені на час користування браузером (сесії), які видаляються після його закриття або виходу з MOS,
2. постійні – не видаляються після закриття браузера і залишаються на пристрої Користувача протягом часу, визначеного в параметрах файлів cookie, або до моменту їх ручного видалення Користувачем.

3. Залежно від мети, якій вони служать:

1. конфігурації MOS – дозволяють налаштовувати функції та послуги на порталі,
2. безпеці та надійності MOS – дозволяють перевіряти автентичність та оптимізувати продуктивність порталу,
3. аутентифікації – дозволяють повідомляти, коли Користувач увійшов у систему, завдяки чому MOS може показувати відповідну інформацію та функції,
4. стану сесії – дозволяють записувати інформацію про те, як Користувачі користуються MOS, допомагають покращувати послуги, доступні на порталі, та підвищувати комфорт його перегляду,
5. процесів – забезпечують ефективну роботу MOS та доступних на ньому функцій.

Як правило, файли cookie не є Персональними даними. Однак певна інформація, що зберігається у файлах cookie (наприклад, щодо уподобань), особливо у поєднанні з іншою інформацією про Користувача, може розглядатися як Персональні дані. Персональні дані, зібрані за допомогою файлів cookie, можуть оброблятися виключно з метою виконання описаних вище певних функцій на користь Користувача.

Зазвичай програмне забезпечення для перегляду веб-сторінок за замовчуванням дозволяє розміщувати файли cookie на кінцевому пристрої Користувача. Ці налаштування можна змінити таким чином, щоб заблокувати автоматичну обробку файлів cookie в налаштуваннях веб-браузера або отримувати повідомлення про їхнє надсилання на пристрій Користувача кожного разу. Зміна налаштувань браузера можлива індивідуально для кожного з браузерів.

Обмеження використання файлів cookie може вплинути на деякі функції, доступні в MOS.

VII. ПРАВА КОРИСТУВАЧІВ ЩОДО ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ТА ЇХ РЕАЛІЗАЦІЯ

Користувачі мають такі права, що випливають з обробки їхніх Персональних даних Адміністратором.

1. Право на доступ до персональних даних та отримання їх копії.
2. Право на виправлення персональних даних, якщо персональні дані є неправильними або неповними.
3. Право на видалення персональних даних.
4. Право на обмеження обробки персональних даних.
5. Право на перенесення персональних даних у межах персональних даних, що обробляються автоматизовано на підставі згоди.
6. Право на оскарження обробки персональних даних.
   
7. Право на відкликання згоди на обробку персональних даних без впливу на законність обробки цих даних до її відкликання.

Незалежно від вищезазначеного, Користувач має право подати скаргу щодо обробки Персональних даних Адміністратором до наглядового органу, яким є Голова Управління захисту персональних даних (адреса: вул. Ставки, 2, 00-193 Варшава).

VIII. ОДЕРЖУВАЧІ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ТА ІНШІ СУБ’ЄКТИ, ЯКИМ АДМІНІСТРАТОР МОЖЕ ПЕРЕДАВАТИ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ

Адміністратор може передавати Персональні дані Суб’єктам обробки, які надають Адміністратору ІТ-послуги, поштові, консультаційні та юридичні послуги. Незалежно від вищезазначеного, Адміністратор може передавати Персональні дані державним органам та іншим державним суб’єктам у зв’язку з виконанням ними встановлених законом завдань. У такому випадку ці суб’єкти можуть стати окремими адміністраторами Персональних даних. Персональні дані, що обробляються в MOS, не передаються за межі Європейського економічного простору.

IX. ЗМІНА ПОЛОЖЕНЬ

Політика може бути змінена у разі необхідності, про що Користувачі будуть повідомлені відповідним повідомленням, доступним у MOS. Користувач матиме можливість підтвердити, що він ознайомився зі змінами.

X. КОНТАКТНА ІНФОРМАЦІЯ

Інформацію щодо обробки Персональних даних у MOS можна отримати, звернувшись до інспектора з питань захисту персональних даних, призначеного Адміністратором, письмово на адресу Адміністратора (поштова адреса: вул. Таборова, 33, 02-699 Варшава) або електронною поштою на адресу: iod@udsc.gov.pl.