CHÍNH SÁCH BẢO MẬT

I. ĐỊNH NGHĨA

1. Người quản lý – người quản lý được đề cập tại Điều 4, khoản 7 của Quy định (EU) 2016/679 của Nghị viện Châu Âu và Hội đồng Châu Âu ngày 27 tháng 4 năm 2016 về bảo vệ cá nhân liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân và về việc tự do lưu chuyển các dữ liệu đó, cũng như bãi bỏ Chỉ thị 95/46/EC (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu).
2. Dữ liệu cá nhân – có nghĩa là mọi thông tin về một cá nhân đã được xác định hoặc có thể xác định được; cá nhân có thể xác định được là người có thể được xác định trực tiếp hoặc gián tiếp, đặc biệt là dựa trên một số nhận dạng như tên và họ, quốc tịch, giới tính, ngày sinh, số điện thoại, tên đăng nhập, số nhận dạng, dữ liệu vị trí, mã định danh trực tuyến, thông tin thu thập qua cookie và các công nghệ tương tự khác, hoặc một hoặc một số yếu tố cụ thể xác định danh tính về mặt thể chất, sinh lý, di truyền, tâm lý, kinh tế, văn hóa hoặc xã hội của cá nhân. MOS xử lý Dữ liệu cá nhân của Người dùng và những người mà Người dùng thực hiện các hoạt động cụ thể tại MOS.
3. Tài khoản – tập hợp các đặc điểm nhận dạng Người dùng cho phép truy cập vào MOS.
4. Mô-đun Xử lý Vụ việc (MOS) – hệ thống thông tin do Cục trưởng Cục Quản lý Người nước ngoài vận hành, cho phép đặc biệt là nộp đơn xin cấp giấy phép cư trú tạm thời cùng các tài liệu kèm theo, đơn xin cấp giấy phép cư trú vĩnh viễn hoặc đơn xin cấp giấy phép cư trú dài hạn của cư dân EU dưới dạng điện tử thông qua dịch vụ trực tuyến.
5. Người nhận – cá nhân hoặc pháp nhân, cơ quan công quyền, đơn vị hoặc chủ thể khác mà Dữ liệu cá nhân được tiết lộ, bất kể đó có phải là bên thứ ba hay không. Các cơ quan công quyền có thể nhận Dữ liệu cá nhân trong khuôn khổ một thủ tục cụ thể theo luật của Liên minh hoặc luật của quốc gia thành viên không được coi là Người nhận; việc xử lý dữ liệu này bởi các cơ quan công quyền đó phải tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu áp dụng phù hợp với mục đích xử lý.
6. Bên xử lý – cá nhân hoặc pháp nhân, cơ quan công quyền, đơn vị hoặc thực thể khác xử lý Dữ liệu cá nhân thay mặt cho Người quản lý.
7. Chính sách – Chính sách Bảo mật này.
8. Quy định – tài liệu quy định cụ thể các nguyên tắc sử dụng cổng thông tin Moduł Obsługi Spraw và phạm vi trách nhiệm của Người dùng.
9. GDPR – Quy định (EU) 2016/679 của Nghị viện Châu Âu và Hội đồng Châu Âu ngày 27 tháng 4 năm 2016 về bảo vệ cá nhân liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân và về việc tự do lưu chuyển các dữ liệu đó, cũng như bãi bỏ Chỉ thị 95/46/EC (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu).
10. Người dùng – cá nhân đã đăng ký tại MOS và có Tài khoản tại đó.

II. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG CỦA CHÍNH SÁCH BẢO MẬT

Mục đích của Chính sách là xác định các hoạt động được Người quản lý thực hiện trong phạm vi bảo vệ Dữ liệu cá nhân được xử lý thông qua MOS. Chính sách xác định cụ thể phạm vi và cơ sở pháp lý của việc xử lý Dữ liệu cá nhân được Người quản lý thu thập liên quan đến việc Người dùng sử dụng MOS.

Người quản lý thu thập Dữ liệu cá nhân từ Người dùng khi tạo Tài khoản trên MOS, liên quan đến các hoạt động do Người dùng thực hiện trên MOS và liên quan đến việc cập nhật Dữ liệu cá nhân được thực hiện thông qua Tài khoản.

III. PHẠM VI DỮ LIỆU CÁ NHÂN ĐƯỢC NGƯỜI QUẢN TRỊ XỬ LÝ

Khi đăng ký (tạo Tài khoản), bắt buộc phải cung cấp các Dữ liệu cá nhân sau:

1. họ và tên,
2. ngày sinh,
3. giới tính,
4. quốc tịch,
5. số PESEL
6. địa chỉ email.

Việc không cung cấp các thông tin nêu trên sẽ khiến bạn không thể đăng ký trên MOS, vì những thông tin này là cần thiết để nộp đơn qua MOS.

Khi đăng ký, bạn có thể tự nguyện cung cấp địa chỉ liên lạc.

Việc tạo Tài khoản và truy cập Tài khoản yêu cầu xác thực Người dùng bằng phương tiện nhận dạng điện tử theo Điều 20a, Khoản 1 của Luật ngày 17 tháng 2 năm 2005 về tin học hóa hoạt động của các chủ thể thực hiện nhiệm vụ công, cung cấp dữ liệu cá nhân của Người dùng được nêu trong Mẫu đăng ký và chấp nhận Điều khoản sử dụng và Chính sách bảo mật. Tài khoản sẽ được kích hoạt bằng liên kết kích hoạt được gửi qua email. Tài khoản không được kích hoạt trong thời gian hiệu lực của liên kết kích hoạt sẽ tự động bị xóa.

IV. MỤC ĐÍCH, CƠ SỞ VÀ THỜI HẠN XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Dữ liệu được xử lý thông qua MOS sẽ được sử dụng để Cục trưởng Cục Quản lý Người nước ngoài thực hiện các nhiệm vụ theo luật định được quy định, trong đó có Luật ngày 12 tháng 12 năm 2013 về người nước ngoài và Luật ngày 13 tháng 6 năm 2003 về việc cấp bảo vệ cho người nước ngoài trên lãnh thổ Cộng hòa Ba Lan, đặc biệt là trong việc điền trực tuyến mẫu đơn xin cấp giấy phép cư trú tạm thời và giấy phép cư trú vĩnh viễn trên lãnh thổ Cộng hòa Ba Lan cho người nước ngoài. Ngoài ra, MOS cho phép tạo Tài khoản cho người chưa thành niên, được quản lý bởi người giám hộ hợp pháp của họ.

Khi sử dụng Tài khoản, Dữ liệu cá nhân sẽ được xử lý nhằm thực hiện nghĩa vụ pháp lý của Người quản lý theo các luật nêu trên và thực hiện các nhiệm vụ trong phạm vi quyền lực công được giao cho Người quản lý (Điều 6 khoản 1 điểm c và e, Điều 9 khoản 2 điểm g của GDPR).

Dữ liệu cá nhân cũng có thể được xử lý thông qua MOS cho mục đích phân tích và thống kê dựa trên Điều 6 khoản 1 điểm a của GDPR. Với mục đích này, Người quản lý sẽ thu thập các thông tin như dữ liệu từ cookie, thông tin về trình duyệt hoặc địa chỉ IP. Nếu những thông tin này là cần thiết cho hoạt động của MOS, chúng sẽ được xử lý dựa trên Điều 6, Khoản 1, Điểm f của GDPR.

Người quản lý có thể xử lý Dữ liệu cá nhân liên quan đến quyền khởi kiện hoặc bảo vệ trước các khiếu nại theo Điều 6, Khoản 1, Điểm f của GDPR. Vì mục đích này, Người quản lý có thể xử lý Dữ liệu cá nhân cho đến khi hết thời hiệu theo quy định hiện hành.

V. THỜI HẠN LƯU TRỮ DỮ LIỆU CÁ NHÂN TRONG MOS

Dữ liệu cá nhân sẽ được xử lý tại MOS cho đến khi Người dùng xóa Tài khoản hoặc do Người dùng không hoạt động trên Tài khoản.

VI. ĐỊA CHỈ IP, TẬP TIN COOKIE

Cookie là dữ liệu công nghệ thông tin, cụ thể là các tệp văn bản, được lưu trữ trên các thiết bị đầu cuối của Người dùng (ví dụ: máy tính, điện thoại, máy tính bảng), được truyền tải bởi các trang web. Các tệp này cho phép nhận diện thiết bị của Người dùng, nhờ đó trang web được điều chỉnh theo sở thích cá nhân của Người dùng, hiển thị bằng ngôn ngữ của Người dùng được lưu trữ trong các tệp này và các cài đặt khác của trang web do Người dùng chọn cũng được áp dụng. Cookie thường chứa tên trang web mà chúng xuất phát, thời gian lưu trữ trên thiết bị đầu cuối và mã định danh duy nhất.

Cookie cũng được sử dụng để tạo ra các thống kê tổng hợp ẩn danh, giúp Quản trị viên hiểu cách Người dùng sử dụng MOS. Cookie cũng giúp đảm bảo MOS được hoàn thiện và hoạt động trơn tru, bao gồm cả việc kiểm tra hiệu suất của nó.

Có thể phân loại cookie thành các loại chi tiết như sau:

1. Dựa trên mức độ cần thiết để thực hiện dịch vụ:

1. cần thiết – là những cookie hoàn toàn cần thiết cho hoạt động bình thường của MOS hoặc các chức năng mà Người dùng muốn sử dụng,
2. chức năng – rất quan trọng đối với hoạt động của MOS vì:

• • chúng giúp nâng cao tính năng của MOS; nếu không có chúng, trang web này vẫn sẽ hoạt động bình thường, nhưng sẽ không được tùy chỉnh theo sở thích của Người dùng,
  • giúp đảm bảo mức độ chức năng cao của MOS; nếu không có chúng, mức độ chức năng của cổng thông tin có thể giảm xuống, nhưng việc thiếu chúng không nên cản trở việc sử dụng hoàn toàn cổng thông tin,
  • phục vụ cho hầu hết các chức năng của MOS; việc chặn chúng sẽ khiến các chức năng đã chọn không hoạt động đúng.

2. Dựa trên thời gian cookie được lưu trữ trên thiết bị đầu cuối của Người dùng:

1. cookie phiên – cookie được lưu trữ trong thời gian sử dụng trình duyệt (phiên) và sẽ bị xóa sau khi đóng trình duyệt hoặc đăng xuất khỏi MOS,
2. cookie cố định – không bị xóa sau khi đóng trình duyệt và vẫn tồn tại trên thiết bị của Người dùng trong thời gian được quy định trong các thông số của cookie hoặc cho đến khi Người dùng xóa chúng theo cách thủ công.

3. Theo mục đích sử dụng:

1. cấu hình MOS – cho phép thiết lập các chức năng và dịch vụ trên cổng thông tin,
2. an ninh và độ tin cậy của MOS – cho phép xác minh tính xác thực và tối ưu hóa hiệu suất của cổng thông tin,
3. xác thực – cho phép thông báo khi Người dùng đã đăng nhập, nhờ đó MOS có thể hiển thị thông tin và chức năng phù hợp,
4. trạng thái phiên – cho phép lưu trữ thông tin về cách Người dùng sử dụng MOS, giúp cải thiện các dịch vụ có sẵn trên cổng thông tin và tăng sự thoải mái khi duyệt web,
5. quy trình – cho phép MOS và các chức năng có sẵn trên đó hoạt động trơn tru.

Về nguyên tắc, cookie không phải là Dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, một số thông tin được lưu trữ trong cookie (ví dụ: về sở thích), đặc biệt khi kết hợp với các thông tin khác về Người dùng, có thể được coi là Dữ liệu cá nhân. Dữ liệu cá nhân được thu thập thông qua cookie chỉ được xử lý nhằm thực hiện các chức năng cụ thể nêu trên cho Người dùng.

Theo mặc định, phần mềm duyệt web cho phép đặt cookie trên thiết bị đầu cuối của Người dùng. Các cài đặt này có thể được thay đổi để chặn việc xử lý tự động cookie trong cài đặt trình duyệt web hoặc thông báo mỗi khi cookie được gửi đến thiết bị của Người dùng. Việc thay đổi cài đặt trình duyệt có thể được thực hiện riêng cho từng trình duyệt.

Việc hạn chế sử dụng cookie có thể ảnh hưởng đến một số chức năng có sẵn trên MOS.

VII. QUYỀN CỦA NGƯỜI DÙNG TRONG PHẠM VI XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN VÀ VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN NÀY

Người dùng có các quyền sau đây phát sinh từ việc xử lý Dữ liệu cá nhân của họ bởi Người quản lý.

1. Quyền truy cập Dữ liệu cá nhân và nhận bản sao của chúng.
2. Quyền chỉnh sửa Dữ liệu cá nhân khi Dữ liệu cá nhân không chính xác hoặc không đầy đủ.
3. Quyền xóa Dữ liệu cá nhân.
4. Quyền hạn chế việc xử lý Dữ liệu cá nhân.
5. Quyền chuyển Dữ liệu cá nhân trong phạm vi Dữ liệu cá nhân được xử lý tự động trên cơ sở sự đồng ý.
6. Quyền phản đối việc xử lý Dữ liệu cá nhân.
   
7. Quyền rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý Dữ liệu cá nhân mà không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu đó trước khi rút lại sự đồng ý.

Bất kể những điều trên, Người dùng có quyền khiếu nại liên quan đến việc xử lý Dữ liệu cá nhân của Người quản lý tới cơ quan giám sát, đó là Chủ tịch Văn phòng Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (địa chỉ: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

VIII. NGƯỜI NHẬN DỮ LIỆU CÁ NHÂN VÀ CÁC ĐƠN VỊ KHÁC MÀ NGƯỜI QUẢN LÝ CÓ THỂ CHUYỂN GIAO DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Người quản lý có thể chuyển giao Dữ liệu cá nhân cho các Bên xử lý cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin, bưu chính, tư vấn, pháp lý cho Người quản lý. Bên cạnh đó, Người quản lý có thể chuyển giao Dữ liệu cá nhân cho các cơ quan công quyền và các chủ thể công khác liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ theo luật định của họ. Trong trường hợp đó, các chủ thể này có thể trở thành những người quản lý Dữ liệu cá nhân độc lập. Dữ liệu cá nhân được xử lý tại MOS không được chuyển giao ra ngoài Khu vực Kinh tế Châu Âu.

IX. THAY ĐỔI CÁC QUY ĐỊNH

Chính sách có thể được sửa đổi trong trường hợp cần thiết, và Người dùng sẽ được thông báo về điều này qua thông báo thích hợp có sẵn trên MOS. Người dùng sẽ có cơ hội xác nhận rằng họ đã đọc và hiểu nội dung của các thay đổi.

X. THÔNG TIN LIÊN LẠC

Thông tin về việc xử lý Dữ liệu cá nhân tại MOS có thể được cung cấp bằng cách liên hệ với nhân viên bảo vệ dữ liệu cá nhân do Người quản lý chỉ định, bằng văn bản gửi đến địa chỉ của Người quản lý (địa chỉ liên lạc: ul. Taborowa 33, 02-699 Warszawa) hoặc qua email đến địa chỉ: iod@udsc.gov.pl.