CHÍNH SÁCH TÔN TRỌNG QUYỀN RIÊNG TƯ
I. CÁC ĐỊNH NGHĨA
Người quản lý – Ông giám đốc Sở Ngoại kiều tự mình hay cùng với các đơn vị cộng tác sẽ đặt ra mục tiêu và cách để xử lý các Dữ liệu thông tin cá nhân.
Dữ liệu thông tin cá nhân – đó là tất cả các thông tin về một người cụ thể hay có thể dùng để xác định một người; người có thể được xác định là một người mà có thể được xác nhận một cách trực tiếp hay gián tiếp, cụ thể là trên cơ sở các điểm xác nhận như tên và họ, quốc tịch, giới tính, ngày sinh, số điện thoại, tên đăng nhập, mã số xác nhận, thông tin về vị trí, tên định danh trên Internet, các thông tin thu thập nhờ các tập tin loại cookie và các công nghệ tương tự hay một hoặc một vài nhân tố xác định nhân thân về vật lý, sinh lý, di truyền, tâm lý, văn hóa hay xã hội của một cá nhân. Trong trang mạng MOS sẽ có xử lý Các thông tin cá nhân của những Người dùng và những người mà Người dùng thực hiện các thao tác nhất định cho họ trong trang mạng MOS.
Tài khoản – đó là một tập hợp các đặc trưng, ở đó thu thập các dữ liệu của Người dùng được đánh dấu bằng một tên đăng nhập duy nhất (login) và các thông tin về các hoạt động của người này trong khuôn khổ của trang mạng MOS.
MOS – trang mạng Khổi giải quyết vụ việc do Ông giám đốc Sở Ngoại kiều phụ trách ở địa chỉ https://mos.cudzoziemcy.gov.pl, dùng để nộp các đơn về vấn đề cư trú trên lãnh thổ Nước Cộng hòa Ba Lan và để cung cấp kiến thức cần thiết trong lãnh vực các thủ tục nhập cư.
Người nhận – đó là cá nhân hay cơ quan, đơn vị pháp nhân, cơ quan công quyền hay một đơn vị khác mà các Thông tín cá nhân được cấp cho họ, không phụ thuộc vào việc họ có là bên thứ ba hay không. Các cơ quan công có thể nhận các Dữ liệu thông tin cá nhân trong khuôn khổ một thủ tục cụ thể phù hợp với luật pháp của Liên minh Châu Âu hay luật pháp của một quốc gia thành viên không được coi là Những người nhận; việc xử lý những dữ liệu ấy của các cơ quan công này phải phù hợp với các quy định về bảo vệ các dữ liệu phù hợp tương ứng với các mục tiêu xử lý.
Người xử lý – đó là cá nhân hay cơ quan có chức năng pháp lý, cơ quan công, đơn vị hay một đối tượng khác nhân danh Người quản lý làm công việc xử lý các Dữ liệu thông tin cá nhân.
Chính sách – là bản Chính sách tôn trọng quyền riêng tư này.
Nội quy – là văn bản xác định chi tiết các nguyên tắc dùng trang mạng Khối giải quyết vụ việc MOS (Moduł Obsługi Spraw) và phạm vi trách nhiệm của những Người dùng.
RODO – Nghị định của Quốc hội và Hội đồng Châu Âu (UE) số 2016/679 ban hành ngày 27/04/2016 về vấn đề bảo vệ các cá nhân khi xử lý các thông tin cá nhân và vấn đề tự do cung cấp các thông tin ấy, đồng thời ngưng áp dụng bản hướng dẫn thực hiện số 95/46/WE (nghị định chung về bảo vệ thông tin).
Người dùng – cá nhân đã đăng ký trong trang MOS và có Tài khoản trên trang này. Việc đăng ký trong MOS để trở thành Người dùng đòi hỏi trước hết phải chấp nhận bản Chính sách tôn trọng quyền riêng tư và bản Nội quy.
II. CÁC MỤC TIÊU VÀ PHẠM VI CỦA CHÍNH SÁCH TÔN TRỌNG QUYỀN RIÊNG TƯ
Mục tiêu của Chính sách là xác định các hoạt động do Người quản lý làm trong lĩnh vực bảo vệ Dữ liệu thông tin cá nhân được xử lý thông qua trang MOS. Chính sách đặc biệt sẽ sẽ xác định phạm vi và cơ sở pháp lý của việc xử lý các Thông tin cá nhân do Người quản lý thu thập được khi những Người dùng sử dụng trang mạng MOS.
Người quản lý thu thập được các Thông tin cá nhân từ Người dùng lúc lập Tài khoản trên trang MOS, lúc người dùng thao tác trên MOS và việc cập nhật Các thông tin cá nhân thông qua Tài khoản.
III. PHẠM VI CÁC THÔNG TIN CÁ NHÂN MÀ NGƯỜI QUẢN LÝ XỬ LÝ
Khi đăng ký (lập Tài khoản) việc đưa các Thông tin cá nhân sau đây là bắt buộc:
tên và họ,
ngày sinh,
giới tính,
quốc tịch,
địa chỉ e-mail.
Việc không đưa các thông tin nêu trên sẽ không đăng ký được trên trang MOS bởi vì chúng cần thiết để nộp đơn khi dùng trang MOS.
Khi đăng ký việc đưa địa chỉ để gửi thư từ là tự nguyện.
Tài khoản của Người dùng sẽ được kích hoạt nhờ đường dẫn (link) kích hoạt gửi đến hòm thư điện tử khai lúc đăng ký. Tài khoản không được kích hoạt trong thời gian đường dẫn có giá trị (10 phút kể từ lúc nhận) sẽ tự động bị xóa.
IV. MỤC ĐÍCH, CƠ SỞ VÀ THỜI HẠN XỬ LÝ CÁC THÔNG TIN CÁ NHÂN
Các thông tin được xử lý thông qua trang mạng MOS sẽ được dùng vào mục đích cho Ông giám đốc Sở Ngoại kiều thực hiện các nhiệm vụ do luật pháp quy định được nêu trong đạo luật ban hành ngày 12/12/2013 về người nước ngoài và đạo luật ra ngày 13/06/2003 về việc cấp cho người nước ngoài sự bảo vệ trên lãnh thổ Nước Cộng hòa Ba Lan, đặc biệt trong phạm vi việc điền trực tuyến (on-line) biểu mẫu các đơn về vấn đề cho phép người nước ngoài tạm cư hay định cư trên lãnh thổ nước Cộng hòa Ba Lan. Thêm nữa, MOS tạo điều kiện cho việc lập Tài khoản cho trẻ em, các tài khoản này do những người chăm sóc chúng theo quy định của pháp luật.
Khi sử dụng Tài khoản các thông tin cá nhân sẽ được xử lý để Người quản lý hoàn thành trách nhiệm pháp lý quy định cho mình theo các đạo luật và để thực hiện các nhiệm vụ phải làm trong khuôn khổ mà chính quyền công giao cho Người quản lý (theo điều 6, mục 1, điểm c và e; điều 9, mục 2, điểm g của RODO).
Các thông tin cũng có thể được xử lý thông qua trang mạng MOS cũng vì các mục đích phân tích và thống kê trên cơ sở điều 6, mục 1, điểm a của RODO. Để làm điều này, Người quản lý sẽ thu thập các thông tin như dữ liệu từ các tập tin cookie, các thông tin về những trình duyệt, hay các địa chỉ IP. Nếu các thông tin này cần thiết cho việc hoạt động của trang MOS thì chúng sẽ được xử lý trên cơ sở điều 6, mục 1, điểm f của RODO.
Người quản lý có thể xử lý Các thông tin cá nhân do liên quan tới quyền tiến hành đòi hỏi hay tự vệ trước các đòi hỏi trên cơ sở điều 6, mục 1, điểm f của RODO. Để làm việc này Người quản lý có thể xử lý các thông tin cá nhân cho đến khi hết giai đoạn mãn hạn phù hợp với các quy định hiện hành.
V. THỜI HẠN LƯU TRỮ CÁC THÔNG TIN CÁ NHÂN TRONG TRANG MOS
Các thông tin cá nhân sẽ được xử lý trên trang MOS cho đến khi Người dùng xóa Tài khoản trên đó hay do Người dùng không có hoạt động gì trong Tài khoản.
VI. ĐỊA CHỈ IP, CÁC TẬP TIN COOKIE
Các tập tin cookie đó là các dữ liệu thông tin, đặc biệt là các tập tin văn bản được ghi lại trên các thiết bị đầu cuối của những Người dùng (ví dụ như máy tính, điện thoại, máy tính bảng) được gửi qua các trang Internet. Các tập tin này cho phép nhận biết thiết bị của Người dùng, nhờ đó, trang Internet có thể thích ứng với các lựa chọn riêng của người đó, nó được hiển thị bằng ngôn ngữ của Người dùng mà các tập này ghi lại và được sử dụng các cài đặt khác của trang mạng Người dùng lựa chọn. Các tập tin cookie thông thường chứa tên gọi của trang mạng mà nó có nguồn gốc, thời gian lưu trữ nó trên thiết bị đầu cuối và một tên định danh duy nhất.
Các tập tin cookie được dùng là các tập tin cũng để nhằm mục đích tạo ra các bản thống kê nặc danh, tổng hợp giúp cho Người quản lý hiểu cách những Người dùng sử dụng trang MOS ra sao. Các tập tin cookie cũng giúp đỡ đảm bảo chỉnh lý cho hoạt động tốt của trang MOS, trong đó có việc nghiên cứu hiệu quả của nó.
Có thể chia cụ thể các tập tin cookie như sau:
1. Theo sự cần thiết để thực hiện dịch vụ:
a) loại cần thiết – chúng tuyệt đối cần để trang MOS hay các chức năng mà Người dùng muốn sử dụng hoạt động bình thường,
b) loại chức năng – chúng quan trọng cho hoạt động của MOS, bởi vì:
- chúng dùng để làm giầu cho các chức năng của MOS; không có chúng trang mạng này sẽ hoạt động đúng, nhưng sẽ không phù hợp với các lựa chọn yêu thích của Người dùng,
- chúng dùng để đảm bảo cho mức cao các chức năng của MOS; không có nó mức chức năng của trang mạng có thể bị sụt giảm, nhưng việc thiếu chúng sẽ không làm cho việc sử dụng trang mạng không được,
- chúng phục vụ cho phần lớn chức năng của MOS; việc chặn chúng sẽ làm cho các chức năng chọn sẽ không hoạt động bình thường.
2. Theo thời gian các tập tin cookie sẽ được ghi vào thiết bị cuối của Người dùng:
a) loại theo phiên làm việc – các tập cookie sẽ được xếp trong thời gian sử dụng trình duyệt (phiên làm việc), và sẽ bị xóa sau khi đóng hay đăng xuất khỏi trang MOS,
b) loại cố định – chúng sẽ không bị xóa sau khi đóng trình duyệt và nằm trong thiết bị của Người dùng theo thời gian quy định trong tham số của các tập tin cookie hay đến thời điểm Người dùng tự xóa.
3. Theo mục tiêu mà chúng phục vụ:
a) để cấu hình cho MOS – cho phép xếp đặt các chức năng và dịch vụ trên trang mạng,
b) cho sự an toàn và độ tin cậy của MOS – chúng tạo điều kiện để xác định đúng người dùng và tối ưu hóa hiệu suất của trang mạng,
c) để xác thực – chúng cho phép thông báo khi Người dùng đang đăng nhập, nhờ vậy MOS có thể chuyển các thông tin và chức năng tương ứng,
d) cho tình trạng phiên làm việc – cho phép ghi các thông tin về việc Người dùng sử dụng trang MOS ra sao, chúng giúp đỡ làm dịch vụ có trên trang mạng tốt hơn và nâng độ thoải mái khi xem trang,
e) cho các quá trình – chúng tạo điều kiện cho hoạt động tốt của MOS và các chức năng có trên trang.
Về nguyên tắc thì các tập tin cookie không là Dữ liệu thông tin cá nhân. Tuy nhiên, một vài thông tin được ghi lại trong các tập tin cookie (ví dụ về lựa chọn ưu tiên của người dùng), nhất là khi kết hợp với các thông tin khác của Người dùng thì chúng có thể được coi là Thông tin cá nhân. Các thông tin cá nhân tập hợp lại khi dùng các tập tin cookie có thể được xử lý chỉ nhằm mục đích thực hiện các chức năng đã mô tả ở trên để phục vụ Người dùng.
Theo tiêu chuẩn thì phần mềm sử dụng để xem các trang Internet đều mặc định cho phép đặt các tập tin cookie ở thiết bị đầu cuối của Người dùng. Các cài đặt này có thể được thay đổi theo cách để tự động chặn việc sử dụng các tập tin cookie trong cài đặt của trình duyệt Internet hoặc thông báo về mỗi lần gửi chúng đến thiết bị của Người dùng. Việc thay đổi các cài đặt của trình duyệt có thể là riêng cho mỗi người đối với từng loại trình duyệt.
Việc hạn chế dùng các tập tin cookie có thể ảnh hưởng đến một số chức năng có trên trang MOS.
VII. QUYỀN CỦA NGƯỜI DÙNG TRONG LĨNH VỰC XỬ LÝ THÔNG TIN CÁ NHÂN VÀ VIỆC THỰC HIỆN CHÚNG
Người dùng có các quyền sau do có việc Người quản lý xử lý các Thông tin cá nhân của họ.
Quyền được xem các Thông tin cá nhân và xin bản sao của chúng.
Quyền được đính chính các Thông tin cá nhân, nếu các thông tin này không đúng hay chưa đầy đủ.
Quyền đòi xóa các Thông tin cá nhân.
Quyền hạn chế việc xử lý các Thông tin cá nhân.
Quyền chuyển các Thông tin cá nhân trong phạm vi Thông tin cá nhân được xử lý tự động theo sự đồng ý.
Quyền phản đối đối với việc xử lý Thông tin cá nhân.
Quyền rút lui việc đồng ý cho phép xử lý Thông tin cá nhân mà không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý các dữ liệu này trước khi rút lui việc đồng ý.
Độc lập với những điều nói trên, Người dùng có quyền kháng nghị liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân của Người quản lý lên cơ quan cấp trên, đó là Ông giám đốc Ủy ban Bảo vệ thông tin cá nhân (Urząd Ochrony Danych Osobowych, địa chỉ: số 2 phố Stawki, 00-193 Vác-sa-va).
VIII. NHỮNG NGƯỜI NHẬN THÔNG TIN CÁ NHÂN VÀ CÁC ĐỐI TƯỢNG MÀ NGƯỜI QUẢN LÝ CÓ THỂ CHUYỂN CÁC THÔNG TIN CÁ NHÂN CHO HỌ
Người quản lý có thể chuyển các Thông tin cá nhân cho các Đối tượng làm dịch vụ xử lý thông tin cho mình, làm dịch vụ về tin học, bưu chính, cố vấn, pháp lý. Độc lập với những điều kể trên, Người quản lý có thể chuyển giao các Thông tin cá nhân cho các tổ chức công và các đơn vị công khác khi họ thực hiện các nhiệm vụ của mình theo luật quy định. Khi đó các đối tượng này có thể trở thành những người quản lý riêng biệt của các Thông tin cá nhân. Các Thông tin cá nhân xử lý trong MOS sẽ không chuyển giao ra ngoài Vùng Kinh tế Châu Âu (Europejski Obszar Gospodarczy).
IX. VIỆC THAY ĐỔI CÁC QUYẾT ĐỊNH
Chính sách có thể thay đổi khi cần thiết, khi đó những Người dùng sẽ được thông báo theo một cách thích hợp có trên trang MOS. Người dùng cũng sẽ có khả năng đánh dấu là đã biết nội dung của việc thay đổi.
X. CÁC THÔNG TIN LIÊN HỆ
Các thông tin về đề tài xử lý Thông tin cá nhân trên MOS có thể nhận được khi liên hệ với thanh tra về bảo vệ thông tin cá nhân do Ông giám đốc chỉ định, viết thư cho Người quản lý (địa chỉ gửi thư: số 33 phố Taborowa, 02-699 Vác-sa-va) hay gửi thư điện tử về địa chỉ: iod@udsc.gov.pl.