ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ
I. ТЕРМІНИ
Адміністратор – голова Управління у справах іноземців, який самостійно або спільно з іншими суб’єктами визначає цілі та методи обробки Персональних даних.
Персональні дані - будь-яка інформація, що стосується ідентифікованої або фізичної особи, яку можна ідентифікувати; фізична особа, яку можна ідентифікувати – це особа, яку можна прямо чи опосередковано ідентифікувати, зокрема на основі такого ідентифікатора, як ім’я та прізвище, громадянство, стать, дата народження, номер телефону, логін, ідентифікаційний номер, дані про місцезнаходження, інтернет-ідентифікатор, інформація, зібрана за допомогою файлів cookie та інших подібних технологій або за допомогою одного чи кількох факторів, характерних для фізичної, фізіологічної, генетичної, психічної, економічної, культурної чи соціальної ідентичності фізичної особи. МРС обробляє персональні дані користувачів і осіб, на користь яких користувачі виконують визначені дії у МРС.
Обліковий запис - сукупність ресурсів, в яких зібрані дані Користувача, позначеного унікальним іменем (логіном) та інформація про його діяльність в рамках МРС.
МРС – портал, яким керує голова Управління у справах іноземців, доступний за адресою https://mos.cudzoziemcy.gov.pl, призначений для подання заяв щодо перебування на території Республіки Польща та надання необхідних знань у сфері міграційних процедур.
Одержувач - фізична або юридична особа, державний орган, організація або інший суб’єкт, якому надаються Персональні дані, незалежно від того, чи є він третьою стороною. Органи державної влади, які можуть отримувати Персональні дані в рамках конкретного провадження відповідно до законодавства Європейського Союзу або законодавства держави-члена, не вважаються Одержувачами; обробка цих даних цими державними органами повинна відповідати чинним нормам захисту даних, які використовуються відповідно до цілей обробки.
Обробник - фізична або юридична особа, державний орган, організація або інший суб’єкт, яка обробляє Персональні дані від імені Адміністратора.
Політика - ця Політика конфіденційності.
Регламент - документ, який визначає зокрема, правила користування порталом «Модуль розгляду справ» та коло обов'язків Користувачів.
GDPR - Регламент (ЄС) 2016/679 Європейського парламенту та Ради від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб у зв’язку з обробкою персональних даних та про вільний рух таких даних, а також про скасування Директиви 95/46/EC (Загальне положення про захист даних).
Користувач - фізична особа, яка зареєстрована в МРС і має обліковий запис. Реєстрація в МРС для отримання статусу Користувача вимагає попереднього погодження з Політикою конфіденційності та Регламентом.
II. ЦІЛІ ТА ПЕРІОД ДІЇ ПОЛІТИКИ КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ
Метою Політики є визначення дій Адміністратора у сфері захисту Персональних даних, що обробляються через МРС. Політика визначає, зокрема, обсяг і правові підстави для обробки Персональних даних, зібраних Адміністратором у зв’язку з використанням Користувачами МРС.
Адміністратор отримує персональні дані від Користувача під час створення облікового запису в МРС, у зв’язку з діяльністю Користувача в МРС, а також у зв’язку з оновленнями Персональних даних, які здійснюються за допомогою облікового запису.
III. ОБСЯГ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ, ЯКІ ОБРОБЛЯЄ АДМІНІСТРАТОР
При реєстрації (створенні облікового запису) обов’язковим є надання наступних персональних даних:
1. ім'я та прізвище,
2. дата народження,
3. стать,
4. громадянство,
5. адреса електронної пошти.
Відмова у наданні вищезазначеної інформації унеможливить реєстрацію в МРС, оскільки вони необхідна для подання заяви за допомогою МРС.
Під час реєстрації ви можете добровільно вказати поштову адресу.
Обліковий запис Користувача буде активовано за допомогою посилання для активації, яке буде надіслано на адресу електронної пошти, вказану під час реєстрації. Обліковий запис, не активований протягом дії посилання для активації (10 хвилин з моменту його отримання) буде автоматично видалено.
IV. МЕТА, ПІДСТАВА ТА ПЕРІОД ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
Дані, оброблені через МРС, будуть використовуватися для виконання головою Управління у справах іноземців статутних завдань, визначених, зокрема, в Законі від 12 грудня 2013 р. про іноземців та Законі від 13 червня 2003 р. про надання захисту іноземцям на території Республіки Польща, зокрема в сфері заповнення онлайн-анкети у справах надання дозволу на тимчасове проживання та дозвіл іноземцю на постійне проживання на території Республіки Польща. Крім того, МРС дозволяє створювати облікові записи для неповнолітніх, якими керують їхні законні опікуни.
Під час використання Облікового запису Персональні дані оброблятимуться з метою виконання юридичних зобов’язань, покладених на Адміністратора, що випливають із вищезазначених законів та виконання завдань, які виконуються в рамках публічних повноважень, довірених Адміністратору (стаття 6, абз. 1, л. с та e, стаття 9 абз. 2, л.g GDPR).
Персональні дані можуть оброблятися через МРС також для аналітичних і статистичних цілей відповідно до ст. 6 сек. 1 л. GDPR. З цією метою Адміністратор збиратиме таку інформацію, як дані з файлів cookie, інформацію про браузери або IP-адреси. Якщо ця інформація необхідна для функціонування МРС, вона обробляється на підставі ст. 6 абз. 1 л. f GDPR.
Адміністратор може обробляти Персональні дані у зв’язку з правом подавати претензії або захищатися від претензій відповідно до ст. 6 абз. 1 л. f GDPR. З цією метою Адміністратор може обробляти Персональні дані до закінчення терміну давності відповідно до чинних норм.
V. ТЕРМІН ЗБЕРІГАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ У МРС
Персональні дані оброблятимуться в МРС, доки Користувач не видалить Обліковий запис або у зв’язку з неактивністю Користувача в Обліковому записі.
VI. IP-АДРЕСА, ФАЙЛИ COOKIE
Файли cookie — це ІТ-дані, зокрема текстові файли, що зберігаються на кінцевих пристроях Користувача (наприклад, комп’ютері, телефоні, планшеті), які надсилаються через веб-сайти. Ці файли дозволяють розпізнавати пристрій Користувача, завдяки чому веб-сайт адаптується до його індивідуальних уподобань, відображається мовою Користувача, яку запам’ятовують ці файли, а також використовуються інші налаштування вебсайту, вибрані Користувачем. Файли cookie зазвичай містять назву вебсайту, з якого вони надходять, час їх зберігання на кінцевому пристрої та унікальний ідентифікатор.
V. ТЕРМІН ЗБЕРІГАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ У МРС
Персональні дані оброблятимуться в МРС, доки Користувач не видалить Обліковий запис або у зв’язку з неактивністю Користувача в Обліковому записі.
VI. IP-АДРЕСА, ФАЙЛИ COOKIE
Файли cookie — це ІТ-дані, зокрема текстові файли, що зберігаються на кінцевих пристроях Користувача (наприклад, комп’ютері, телефоні, планшеті), надсилаються через вебсайти. Ці файли дозволяють розпізнавати пристрій Користувача, завдяки чому вебсайт адаптується до його індивідуальних уподобань, відображається мовою Користувача, яку запам’ятовують ці файли, а також використовуються інші налаштування вебсайту, вибрані Користувачем. Файли cookie зазвичай містять назву вебсайту, з якого вони надходять, час їх зберігання на кінцевому пристрої та унікальний ідентифікатор.
Файли cookie також використовуються для створення анонімної зведеної статистики, яка допомагає Адміністратору зрозуміти, як Користувач використовує МРС. Файли cookie також допомагають забезпечити точне налаштування та безперебійну роботу МРС, включаючи тестування її продуктивності.
Можна виділити детальний поділ файлів cookie:
1. У зв'язку з необхідністю надання послуги:
a) обов’язкові - вони необхідні для належного функціонування МРС або функціональних можливостей, які користувач хоче використовувати,
б) функціональні - вони важливі для роботи МРС, оскільки:
- використовуються для розширення функціональності МРС; без них портал працюватиме належним чином, але не буде адаптований до вподобань Користувача,
- використовуються для забезпечення високого рівня функціональності МРС; без них рівень функціональності порталу може знизитися, але їх відсутність не повинна перешкоджати його повноцінному використанню,
- вони обслуговують більшість функцій МРС; їх блокування призведе до неправильної роботи вибраних функцій.
2. З огляду на час, протягом якого файли cookie будуть розміщені на кінцевому пристрої Користувача:
a) сесійні - файли cookie, які розміщуються на час використання браузера (сеансу) і видаляються після його закриття або виходу з МРС,
б) постійні - вони не видаляються після закриття браузера і залишаються на пристрої Користувача протягом часу, зазначеного в параметрах cookie, або доки вони не будуть видалені Користувачем вручну.
3. За призначенням вони необхідні для:
a) Конфігурації МРС - вони дозволяють налаштувати функції та служби на порталі,
б) безпеки та надійності МРС - вони дозволяють перевірити автентичність та оптимізувати продуктивність порталу,
c) автентифікації - вони дозволяють отримати інформацію, коли користувач увійшов у систему, завдяки чому МРС може показувати відповідну інформацію та функції,
г) статусу сесії - вони дозволяють зберігати інформацію про те, як Користувачі використовують МРС, допомагають покращити доступні на порталі послуги та підвищити комфорт перегляду,
e) процесів - вони забезпечують ефективну роботу МРС і доступних на ньому функцій.
Як правило, файли cookie не є персональними даними. Однак певна інформація, що зберігається в файлах cookie (наприклад, щодо налаштувань), особливо в поєднанні з іншою інформацією про Користувача, може вважатися Персональними даними. Персональні дані, зібрані за допомогою файлів cookie, можуть оброблятися лише з метою виконання вищезазначених спеціальних функцій для Користувача.
За замовчуванням програмне забезпечення, яке використовується для перегляду веб-айтів, дозволяє за замовчуванням розміщувати файли cookie на кінцевому пристрої Користувача. Ці налаштування можна змінити таким чином, щоб заблокувати автоматичну обробку файлів cookie в налаштуваннях веб-браузера або щоб повідомлення про кожну їх передачу було надіслано на пристрій Користувача. Існує можливість індивідуально змінити налаштування для кожного браузера
Обмеження використання файлів cookie може вплинути на деякі функції, доступні в МРС.
VII. ПРАВА КОРИСТУВАЧІВ ЩОДО ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ТА ЇХ РЕАЛІЗАЦІЇ
Користувачі мають наведені нижче права, які виникають у зв’язку з обробкою їх Персональних даних Адміністратором.
Право на доступ до Персональних даних та отримання їх копії.
Право на виправлення Персональних даних, якщо Персональні дані неправильні або неповні.
Право на видалення Персональних даних.
Право на обмеження обробки Персональних даних.
Право на передачу Персональних даних в обсязі Персональних даних, що обробляються в автоматизований спосіб на підставі згоди.
Право на заперечення проти обробки Персональних даних.
Право відкликати згоду на обробку Персональних даних без впливу на законність обробки таких даних до її відкликання.
Незалежно від вищезазначеного, Користувач має право подати скаргу щодо обробки Персональних даних за допомогою Адміністратора до наглядового органу, яким є Президент Управління захисту персональних даних (адреса: вул. Ставки 2, 00-193). Варшава).
VIII. ОТРИМУВАЧІ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ТА ІНШІ СУБ'ЄКТИ, ЯКИМ АДМІНІСТРАТОР МОЖЕ ПЕРЕДАВАТИ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ
Адміністратор може передавати Персональні дані Обробникам, які надають Адміністратору ІТ, поштові, консультативні та юридичні послуги. Незважаючи на вищезазначене, Адміністратор може передавати Персональні дані органам державної влади та іншим публічним структурам у зв’язку з виконанням ними своїх статутних завдань. Тоді ці організації можуть стати окремими адміністраторами Персональних даних. Персональні дані, оброблені в МРС, не передаються за межі Європейської економічної зони.
IX. ЗМІНА УМОВ
У разі необхідності політика може бути змінена, про що Користувачі будуть повідомлені відповідним повідомленням, доступним у МРС. Користувач зможе вказати, що він ознайомився зі змістом змін.
X. КОНТАКТНІ ДАНІ
Інформацію про обробку Персональних даних у МРС можна отримати, звернувшись до призначеної Адміністратором особи із захисту даних, письмово на адресу Адміністратора (адреса для листування: вул. Таборова 33, 02-699 Варшава) або в електронному вигляді за адресою iod@udsc.gov.pl.