POLITYKA PRYWATNOŚCI
I. DEFINICJE
Administrator – Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców, który samodzielnie lub wspólnie z innymi podmiotami ustala cele i sposoby przetwarzania Danych osobowych.
Dane osobowe – oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, obywatelstwo, płeć, data urodzenia, numer telefonu, login, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy, informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innych podobnych technologii lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. W MOS przetwarzane są Dane osobowe Użytkowników oraz osób, na rzecz których Użytkownicy podejmują określone czynności w MOS.
Konto – zbiór zasobów, w którym gromadzone są dane Użytkownika oznaczonego unikalną nazwą (loginem) oraz informacje o jego działaniach w ramach MOS.
MOS – portal prowadzony przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców, dostępny pod adresem https://mos.cudzoziemcy.gov.pl, przeznaczony do wsparcia składania wniosków w sprawach pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz zapewnienia niezbędnej wiedzy w zakresie procedur migracyjnych.
Odbiorca – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, któremu ujawnia się Dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać Dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są uznawane za Odbiorców; przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania.
Podmiot przetwarzający – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza Dane osobowe w imieniu Administratora.
Polityka – niniejsza Polityka Prywatności.
Regulamin – dokument określający w szczególności zasady korzystania z portalu Moduł Obsługi Spraw oraz zakres odpowiedzialności Użytkowników.
RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Użytkownik – osoba fizyczna, która jest zarejestrowana w MOS i posiada w nim Konto. Rejestracja w MOS celem uzyskania statusu Użytkownika wymaga uprzedniej akceptacji Polityki Prywatności i Regulaminu.
II. CELE I ZAKRES OBOWIĄZYWANIA POLITYKI PRYWATNOŚCI
Celem Polityki jest określenie działań podejmowanych przez Administratora w zakresie ochrony Danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem MOS. Polityka określa w szczególności zakres i podstawy prawne przetwarzania Danych osobowych, które gromadzone są przez Administratora w związku z korzystaniem przez Użytkowników z MOS.
Dane osobowe Administrator pozyskuje od Użytkownika przy zakładaniu Konta w MOS, w związku z działaniami dokonywanymi przez Użytkownika w MOS oraz w związku z aktualizacjami Danych osobowych dokonywanymi za pośrednictwem Konta.
III. ZAKRES DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
Podczas rejestracji (tworzenia Konta) obowiązkowe jest podanie następujących Danych osobowych:
imienia i nazwiska,
daty urodzenia,
płci,
obywatelstwa,
adresu poczty elektronicznej.
Niepodanie wskazanych powyżej informacji uniemożliwi rejestrację w MOS, są one bowiem konieczne dla złożenia wniosku za pośrednictwem MOS.
Podczas rejestracji dobrowolnie można podać adres korespondencyjny.
Konto Użytkownika będzie aktywowane przy pomocy linku aktywacyjnego przesłanego na podany podczas rejestracji adres poczty elektronicznej. Konto, które nie zostanie aktywowane w czasie ważności linku aktywacyjnego (10 minut od jego otrzymania), będzie automatycznie usuwane.
IV. CEL, PODSTAWY I OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane przetwarzane za pośrednictwem MOS będą wykorzystywane w celu realizacji przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców ustawowych zadań określonych m. in. w ustawie z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach oraz ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności w zakresie wypełnienia on-line formularza wniosków w sprawach o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy i zezwolenia na pobyt stały na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dodatkowo MOS umożliwia zakładanie Kont dla osób małoletnich, które są obsługiwane przez ich opiekunów prawnych.
Podczas korzystania z Konta Dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z ww. ustaw oraz wykonania zadań realizowanych w ramach władzy publicznej powierzonej Administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. c oraz e, art. 9 ust. 2 lit. g RODO).
Dane osobowe mogą być przetwarzane za pośrednictwem MOS również w celach analitycznych oraz statystycznych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. W tym celu Administrator będzie gromadzić takie informacje jak dane pochodzące z plików cookie, informacje o przeglądarkach, czy adresach IP. Jeśli informacje te są niezbędne dla funkcjonowania MOS, są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Administrator może przetwarzać Dane osobowe w związku z uprawnieniem do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W tym celu Administrator może przetwarzać Dane osobowe do upływu okresu przedawnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami.
V. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH W MOS
Dane osobowe będą przetwarzane w MOS do czasu usunięcia Konta przez Użytkownika lub w związku z brakiem aktywności Użytkownika w Koncie.
VI. ADRES IP, PLIKI COOKIE
Pliki cookie to dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, przechowywane w urządzeniach końcowych Użytkowników (np. komputer, telefon, tablet), przesyłane przez strony internetowe. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika, dzięki czemu strona internetowa dostosowana jest do jego indywidualnych preferencji, wyświetlana jest w języku Użytkownika zapamiętanym przez te pliki oraz wykorzystywane są inne ustawienia strony internetowej wybrane przez Użytkownika. Pliki cookie zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny identyfikator.
Pliki cookie używane są także w celu tworzenia anonimowych, zagregowanych statystyk, które pomagają Administratorowi zrozumieć, w jaki sposób Użytkownik korzysta z MOS. Pliki cookie pomagają też zapewnić dopracowanie i sprawne działanie MOS, w tym badanie jego wydajności.
Wyróżnić można szczegółowy podział plików cookie:
1. Ze względu na niezbędność do realizacji usługi:
a) niezbędne - są absolutnie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania MOS lub funkcjonalności, z których Użytkownik chce skorzystać,
b) funkcjonalne - są ważne dla działania MOS, ponieważ:
- służą wzbogaceniu funkcjonalności MOS; bez nich portal ten będzie działał poprawnie, jednak nie będzie dostosowany do preferencji Użytkownika,
- służą zapewnieniu wysokiego poziomu funkcjonalności MOS; bez nich może obniżyć się poziom funkcjonalności portalu, ale ich brak nie powinien uniemożliwić zupełnego korzystania z niego,
- służą większości funkcjonalności MOS; ich zablokowanie spowoduje, że wybrane funkcje nie będą działać prawidłowo.
2. Ze względu na czas przez jaki pliki cookie będą umieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika:
a) sesyjne – pliki cookie umieszczone na czas korzystania z przeglądarki (sesji), i są wykasowane po jej zamknięciu lub wylogowaniu się z MOS,
b) stałe - nie są kasowane po zamknięciu przeglądarki i pozostają w urządzeniu Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookie albo do momentu ich ręcznego usunięcia przez Użytkownika.
3. Ze względu na cel, jakiemu służą:
a) konfiguracji MOS - umożliwiają ustawienia funkcji i usług na portalu,
b) bezpieczeństwu i niezawodności MOS - umożliwiają weryfikację autentyczności oraz optymalizację wydajności portalu,
c) uwierzytelnianiu - umożliwiają informowanie, gdy Użytkownik jest zalogowany, dzięki czemu MOS może pokazywać odpowiednie informacje i funkcje,
d) stanu sesji - umożliwiają zapisywanie informacji o tym, jak Użytkownicy korzystają z MOS, pomagają ulepszać usługi dostępne na portalu i zwiększać komfort jego przeglądania,
e) procesów - umożliwiają sprawne działanie MOS oraz dostępnych na nim funkcji.
Co do zasady pliki cookie nie stanowią Danych osobowych. Jednak pewne informacje przechowywane w plikach cookie (np. co do preferencji), zwłaszcza w połączeniu z innymi informacjami o Użytkowniku, mogą być traktowane jako Dane osobowe. Dane osobowe gromadzone przy użyciu plików cookie mogą być przetwarzane wyłącznie w celu wykonywania opisanych powyżej określonych funkcji na rzecz Użytkownika.
Standardowo oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych domyślnie dopuszcza umieszczanie plików cookie na urządzeniu końcowym Użytkownika. Ustawienia te mogą zostać zmienione w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookie w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym przesłaniu na urządzenie Użytkownika. Zmiana ustawień przeglądarki możliwa jest indywidualnie w stosunku do każdej z przeglądarek.
Ograniczenie stosowania plików cookie, może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w MOS.
VII. UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKÓW W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ ICH REALIZACJA
Użytkownikom przysługują następujące prawa wynikające z przetwarzania ich Danych osobowych przez Administratora.
Prawo dostępu do Danych osobowych oraz uzyskania ich kopii.
Prawo do sprostowania Danych osobowych, gdy Dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne.
Prawo do usunięcia Danych osobowych.
Prawo do ograniczenia przetwarzania Danych osobowych.
Prawo do przeniesienia Danych osobowych w zakresie Danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody.
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych osobowych.
Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie Danych osobowych bez wpływu na legalność przetwarzania tych danych przed jej cofnięciem.
Niezależnie od powyższego Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem Danych osobowych przez Administratora do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
VIII. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH I INNE PODMIIOTY, KTÓRYM ADMINISTRATOR MOŻE PRZEKAZAĆ DANE OSOBOWE
Administrator może przekazywać Dane osobowe Podmiotom przetwarzającym świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne, pocztowe, doradcze, prawne. Niezależnie od powyższego Administrator może przekazywać Dane osobowe do organów publicznych i innych podmiotów publicznych w związku z realizacją przez nie ustawowych zadań. Wówczas podmioty te mogą stać się odrębnymi administratorami Danych osobowych. Dane osobowe przetwarzane w MOS nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
IX. ZMIANA POSTANOWIEŃ
Polityka może zostać zmieniona w przypadku, gdy będzie to konieczne, o czym Użytkownicy zostaną powiadomieni stosownym komunikatem dostępnym w MOS. Użytkownik będzie miał możliwość zaznaczenia, że zapoznał się z treścią zmian.
X. DANE KONTAKTOWE
Informacje na temat przetwarzania Danych osobowych w MOS można uzyskać kontaktując się z inspektorem ochrony danych osobowych wyznaczonym przez Administratora, pisemnie na adres Administratora (adres korespondencyjny: ul. Taborowa 33, 02-699 Warszawa) lub elektronicznie na adres: iod@udsc.gov.pl.